Dokumentenmanagement-System

Vielleicht kennen Sie die Situation: Ein Kunde ruft Sie an mit einer dringenden Frage zu einem laufenden Projekt - und Sie wissen nicht mehr ganz genau, ob die entscheidende Information in einer E-Mail stand, in einem Dokument auf Ihrem Computer, vielleicht in einem Brief in Ihrem Posteingangskorb - oder auf dem Schreibtisch Ihres Kollegen. Hier kann der Einsatz einer digitalen Dokumentenmanagement-Systems Zeitaufwand, Kosten und Schwierigkeiten minimieren.

Mit Hilfe digitaler Archivierung, z.B. durch implementierte Druckermodule auf den Anwender-PCs oder eingebundene Scanner zur Erfassung von Papierdokumenten, können geschäftsrelevante Schreiben in einer zentralen, über das interne Netzwerk erreichbaren Datenbank bereitgestellt werden. Dabei werden die Dokumente entweder automatisiert oder manuell verschlagwortet und volltextindiziert, so dass sie bequem über Suchfunktionen erreicht werden. Natürlich sind dabei auch Versionierung, Zugriffssteuerungen und Workflow Bezeichnet einen definierten Arbeitsablauf; in einem >> CMS z.B. kann voreingestellt werden, dass der Artikel eines Redakteurs erst von einem Administrator freigeschaltet werden muss.-Funktionalitäten möglich. Je nach eingesetztem System sind Schnittstellen zu kommerziellen Finanzbuchhaltungssystemen gegeben, außerdem sind Revisions- und Zukunftssicherheit keine Fremdworte.